La gratification de stage

Tous les organismes d’accueil de stagiaires de l’enseignement, dont les collectivités territoriales et leurs établissements, sont soumis à l’obligation de gratification. Est entendu comme organisme d’accueil la même entité juridique (personne morale).

Sont concernés par la réglementation sur les stages, inscrite dans le code de l’éducation : 

• les élèves de l’enseignement scolaire en période de formation en milieu professionnel,
• les étudiants de l’enseignement supérieur en stage.

Sont exclus par la réglementation sur les stages, notamment :

• les élèves de l’enseignement scolaire effectuant une visite d’information, en période d’observation ou en séquence d’observation,
• les bénéficiaires de la formation professionnelle tout au long de la vie, notamment les stagiaires de la formation continue ou les apprentis,
• les fonctionnaires stagiaires et élèves fonctionnaires,
• les étudiants et élèves auxiliaires médicaux en formation…

La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement.

Le versement d’une gratification est rendu obligatoire dès lors que le ou les stages durent 2 mois consécutifs, ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, 2 mois consécutifs ou non.

Ainsi, la conclusion de plusieurs conventions de stage avec un même élève ou étudiant, au cours d’une même année d’enseignement, peut déclencher l’obligation de gratifier le stagiaire et nécessiter un éventuel rattrapage des périodes déjà effectuées mais non gratifiées. 

La convention de stage doit comporter les dates du début et de la fin du stage ainsi que la durée totale prévue, de même que la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou des jours fériés.

La durée du stage est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil.

Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à 1 jour, et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à 1 mois. 

Aussi, l’obligation de gratification est déclenchée à compter du moment où le stagiaire cumule plus de 308 heures de présence effective au sein de l’organisme d’accueil au cours d’une même année d’enseignement. 

NDLR : le site service-public.fr met à disposition de tout organisme d’accueil un simulateur de calcul de la gratification minimale d’un stagiaire. Ce simulateur permet de déterminer, en fonction de la durée de la convention de stage, la durée de présence effective du stagiaire, et ainsi calculer précisément le montant de la gratification. 

Lorsque la durée du stage est inférieure à 2 mois, l’organisme d’accueil peut accorder de manière facultative une gratification, en fixant par délibération, son montant et ses conditions de versement.

Le montant de la gratification est strictement égal, pour tout organisme public, à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale.

NDLR : au 1er janvier 2020, le montant horaire de la gratification de stage est de 3,90€. 

La gratification ne peut pas être cumulée avec une rémunération versée par le même organisme d’accueil au cours du stage. 

La gratification n’a pas le caractère d’un salaire. Elle peut être cumulée, par exemple, avec une bourse d’étude. Elle n’est, de plus, pas soumise à prélèvements sociaux, dans la mesure où elle ne dépasse pas 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Il s’agit donc, pour l’employeur, d’une simple dépense de fonctionnement et non de masse salariale. 

La gratification mentionnée est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de la période de stage. 

Si le stagiaire atteint plus de 308 heures de présence effective au cours d’une même année d’enseignement au sein d’un même organisme d’accueil du fait de plusieurs conventions de stage, la proportion de la gratification qui ne lui avait pas encore été versée devra faire l’objet d’un rattrapage. 

Exemple 1 :

Un stagiaire est pris en stage 1 mois (soit 22j = 154h) en novembre 2017 au sein de la bibliothèque municipale. Il n’est pas gratifié du fait de la durée du stage qui est inférieure à 309h. En mars 2018, soit au cours de la même année d’enseignement, il est pris en stage auprès du service de l’état civil de la même commune pour une durée d’1 mois et demi (soit 33j = 231h). La durée cumulée de ses stages auprès du même organisme d’accueil, la commune, est donc de 154+231 = 385h, soit plus de 308h. Le premier versement de la gratification de stage, qui intervient à l’issue du mois de mars 2018 doit, outre tenir compte du mois écoulé, procéder au rattrapage de la période effectuée au titre du mois de novembre 2017.

Eu égard à la combinaison des dispositions législatives et réglementaires, le montant de la gratification versé chaque mois pourra être soit effectué en fonction du nombre réel des heures de présence effective au cours du mois, soit de manière lissée sur l’ensemble de la durée du stage (le simulateur de calcul de la gratification du site service-public.fr propose les montants pour ces deux méthodes). 

Exemple 2 : 

Un stagiaire effectue 3 mois de stage en avril, mai et juin 2019. Ces mois comportent respectivement 21, 20 et 19 jours ouvrés au cours desquels le stagiaire est effectivement présent. Selon le mode de calcul au réel, la gratification versée est respectivement de 551,25€, 525€ et 498,75€. Selon la méthode lissée, le stagiaire percevrait chaque mois 525€. 

La gratification de stage est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés par celui-ci pour effectuer son stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport.

La liste des avantages offerts par l’organisme d’accueil au stagiaire, notamment l’accès au restaurant administratif ou aux titres-restaurant et la prise en charge des frais de transport, le cas échéant, ainsi que les activités sociales et culturelles, relève des mentions devant apparaître obligatoirement à la convention de stage. 

Le stagiaire peut demander à bénéficier de la prise en charge obligatoire des frais de transport en commun, à hauteur de 50% du prix de l’abonnement nécessaire au trajet domicile-travail. Le stagiaire bénéficie aussi de la prise en charge des frais de mission (déplacements professionnels) comme tout agent. La prise en charge ou le remboursement de ces frais est exonérée de charges sociales, dans la limite des frais réellement engagés.

Le stagiaire a accès au restaurant administratif ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les agents de l’organisme d’accueil. L’avantage en nature constitué par l’accès à un restaurant administratif est négligé, et donc non soumis à cotisations sociales, dès lors que la participation du stagiaire est au moins égale à la moitié de la valeur forfaitaire de l’avantage en nature nourriture.
NDLR : au 1er janvier 2020, la valeur forfaitaire de l’avantage en nature nourriture est de 4,90€ par repas (source : ursaff.fr). La participation du stagiaire doit donc être au moins de 2,45€.  

S’agissant de l’attribution de titres-restaurant, cet avantage est exonéré de cotisations sociales à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50% et 60% de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas le montant exonéré d’impôt sur le revenu pour ce type de complément de rémunération.

NDLR : pour 2020, la limite d’affranchissement d’impôt sur le revenu du complément de rémunération constitué par un titre restaurant est fixée à 5,55€ par titre (source : urssaf.fr).

Pour les stages dont la durée est supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage. La convention de stage peut prévoir que ces périodes sont considérées comme période de présence effective et entraîner le versement de la gratification. Dans ce cas, le franchise de cotisation est maintenue.

Le stagiaire est exonéré de l’impôt sur le revenu pour le montant de la gratification dans la limite du montant annuel du Smic, que le stagiaire soit personnellement imposable ou qu’il soit rattaché au foyer fiscal de ses parents.

Délivrance obligatoire d’une attestation de stage

A l’issue du stage, l’organisme d’accueil doit délivrée au stagiaire une attestation de stage qui mentionne la durée effective totale du stage et le montant de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant.