Organiser le télétravail dans son service

Cette Fiche Prévention s’adresse aux encadrants chargés de déployer le télétravail au sein de leur service. Elle rappelle les modalités d’organisation du télétravail et donne des conseils en matière de management et de prévention des risques professionnels.

Télétravail : toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est affecté sont réalisées hors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail peut être mis en place dans un service uniquement lorsqu’il a fait l’objet d’une délibération après avis du Comité Social Territorial (CST) et information de l’avis à la formation spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT).
Bien souvent, un groupe de travail paritaire a été mis en place préalablement pour définir les modalités d’organisation du télétravail (activités éligibles, temps de travail, prise en charge des coûts, règles de sécurité informatique, mesures de prévention des risques professionnels, modalités de formation aux outils…).

Avantages du télétravail

Avantages pour la collectivité

• Réduire le risque d’accidents de trajet
• Améliorer la qualité de vie au travail
• Réduire l’absentéisme
• Améliorer son image et fidéliser les recrutements
• Réduire la consommation d’énergie et les émissions de CO2

Modalités d’organisation

Le télétravail ne peut être mis en place qu’à la demande écrite de l’agent. Le télétravail peut s’organiser de deux façons différentes :

• Définition de jours fixes au cours de la semaine ou du mois
• Attribution d’un volume de jours flottants par semaine, par mois ou par an

Le temps de présence sur site ne peut être inférieur à deux jours par semaine (appréciable éventuellement sur une base mensuelle) et cela même si l’agent travaille à temps partiel ou non complet. Des modalités d’organisation ont pu être définies plus précisément dans la délibération.

Des dérogations possibles

Deux types de dérogation permettent d’être en télétravail plus de 3 jours par semaine :

• A la demande de l’agent dont l’état de santé, la situation de handicap ou l’état de grossesse le justifient et après
  avis du service de médecine professionnelle ou du médecin du travail. L’autorisation est alors accordée pour 6 mois
  maximum renouvelable.
• Autorisation temporaire en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service ou le travail sur site.

Évaluation préalable 

Dans le cadre des critères définis dans la délibération, l’encadrant peut être amené à donner un avis par rapport à la demande de télétravail d’un agent. 

Une demande refusée ou une autorisation interrompue par la collectivité doit être motivée et précédée d’un entretien avec l’agent.

Management du télétravail

Voici quelques points auxquels il faudra être vigilant en terme de management à distance :

Comment ? Avec quels outils ?

• Favoriser un management par objectifs
• Tableau de suivi de l’activité
• Entretien bilan avec l’agent :

– A l’issue de la période d’adaptation
– En cours d’année
– Lors de la demande de renouvellement

Comment ? Avec quels outils ?

• Charte de bonnes pratiques de l’utilisation
  des outils numériques
• Tutoriels ou formations sur l’utilisation des
  outils

Comment ? Avec quels outils ?

• Réunion d’équipe ou visio-conférence
• Tableau de bord de l’activité partagé
• Récapitulatif de la répartition des tâches
• Travail en binôme

Comment ? Avec quels outils ?

• Plages horaires définies de disponibilité
• Agenda partagé en ligne
• Message d’absence automatique

Avec un collaborateur ou une équipe travaillant exclusivement à son domicile aintenez des temps d’échanges individuels en identifiant le canal de communication de préférence

• Favorisez les échanges informels entre les membres de l’équipe
• N’oubliez pas de faire des retours positifs réguliers sur le travail réalisé

Prévention des risques professionnels

Les risques psychosociaux

En tant qu’encadrant, il est important d’être vigilant aux manifestations suivantes 

• Sentiment d’isolement et altération des liens avec l’équipe
• Stress lié au fait d’être sur-sollicité, en surcharge ou au contraire de sous-charge de travail avec sentiment d’inutilité
• Stress lié à la crainte de ne pas avoir le même niveau de productivité, de ne pas arriver à tenir les délais impartis
• Risque lié à l’hyper-connectivité : votre collaborateur travaille au-delà des horaires de travail

Si vous observez l’un de ces états, il est essentiel d’engager le dialogue avec votre collaborateur en partageant votre inquiétude.
Cet échange permettra de faire le point sur ses difficultés, son organisation, ses méthodes de travail et ses besoins.

Les risques liés à l’activité physique

Il est important que vos collaborateurs en télétravail retrouvent un espace de travail similaire à celui qu’ils connaissent sur site au risque de développer des douleurs musculaires, articulaires ou tendineuses appelées troubles musculo-squelettiques.
L’employeur prend en charge les coûts de matériel découlant directement de l’exercice des fonctions en télétravail. Lorsque l’agent demande l’attribution de jours flottants ou une autorisation temporaire de télétravail, il peut être autorisé à utiliser son équipement informatique personnel.
Une délégation du F3SCT peut visiter le lieu d’exercice avec accord écrit de l’agent s’il s’agit de son domicile.

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