Publication du 12 mai 2026
Mise à jour le 1er juin 2026
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Foire aux questions
Quelles informations dois-je renseigner en priorité lorsque le récolement n’a pas été mis à jour depuis longtemps ?
La collectivité doit indiquer, a minima, de l’année la plus ancienne à la plus récente pour les typologies suivantes :
- les registres paroissiaux et d’Etat Civil,
- les registres des délibérations
- le cadastre
- les budgets
- les recensements de population en indiquant l’année la plus ancienne et l’année la plus récente de ces documents.
Cette liste est indicative, si d’autres typologies sont facilement identifiables (permis de construire par exemple), il ne faut pas hésiter à les ajouter.
Comment procéder au récolement lorsque les archives sont conservées dans des cartons uniquement classés par année ?
Le récolement peut être l’occasion de réaliser un premier repérage du contenu des cartons. Dans la mesure du possible, il faut regrouper les documents par grandes thématiques ou par types d’archives (état civil, délibérations, budgets, cadastre, etc.) en repérant les dates extrêmes (document du plus ancien au plus récent).
Comment procéder lorsque les archives n'ont pas fait l'objet d'un récolement lors des précédents changements de maire ?
Si aucun récolement ou document de transmission n’a été établi lors du précédent changement de mandat, il n’est pas nécessaire de faire intervenir les anciens élus. Le récolement réalisé en 2026 sera signé par le maire en fonction, qui prendra officiellement en charge les archives communales.
Avant de signer, les Maires doivent-ils constater la présence des documents notifiés sur le récolement ?
Oui, idéalement afin de pouvoir signaler les archives qui pourraient manquer.
Existe-t-il un document récapitulatif du temps de conservation des archives ?
Plusieurs ressources :
- Sur la page internet des Archives Départementales de la Seine-Maritime, vous trouverez un ensemble de ressources : net/n/communes/n :171
- Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018du 28 août 2009 portant sur le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales
- Préconisations DGP/SIAF/2014/006du 22 septembre 2014 portant sur le tri et la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques
Au-delà de ces circulaires, il existe des synthèses de ces circulaires sur internet, en cas de doute sur une durée de conservation ou un sort final, vous pouvez toujours solliciter la direction des archives départementales pour obtenir des éléments de réponses : archiveshdd@seinemaritime.fr
Quel est le délai de transmission du PV de récolement aux Archives départementales ?
La transmission du récolement doit s’effectuer si possible avant le 31 juillet, comme indiqué dans la circulaire du 23 février 2026. Si cela n’était pas possible il faudrait idéalement envoyer le PV avant le 31 décembre 2026.
Comment peut-on procéder s’il est constaté la disparition de boites d’archives ?
Il est important dans ce cas de réunir des preuves tangibles et de contacter les Archives Départementales qui vous conseilleront sur la démarche à adopter en fonction de la situation.
L’adresse de contact est : archiveshdd@seinemaritime.fr
Le Centre de gestion peut-il accompagner les collectivités dans leurs opérations de récolement et de gestion des archives ?
Oui. La mission « Archivage » du Centre de gestion peut accompagner les collectivités dans leurs démarches liées au récolement, au classement et à la gestion des archives. Cette prestation est réalisée dans le cadre d’une intervention payante.
En savoir plus : https://www.cdg76.fr/le-cdg-76/les-missions-du-cdg-76/missions-optionnelles/mission-archivage/
Le récolement des archives pour les communautés de communes est-il obligatoire ?
Le récolement pour les EPCI n’est pas obligatoire mais est vivement conseillé.
Comment peut-on récupérer le dernier PV de récolement de ma collectivité ?
Le dernier PV de récolement peut être récupéré auprès des Archives départementales à l’adresse mail suivante : archivesHDD@seinemaritime.fr
