fiche métier : secrétaire de mairie
Le secrétaire de mairie exerce une fonction essentielle à la vie communale. Polyvalent, il exerce une fonction d’appui administratif, technique et juridique auprès du Maire et des élus des communes de moins de 2 000 habitants dans tous les domaines d’intervention. Il est également l’intermédiaire entre les élus et les administrés et est souvent leur premier interlocuteur.
Filière : Administrative
Cadre d’emplois : Attachés, rédacteurs ou adjoints administratifs
Catégorie : A, B ou C
Missions
Collaborateur du Maire :
- Assistance et conseil dans différents domaines (état civil, urbanisme, ressources humaines, finances, marchés publics…),
- Préparation et suivi du budget et du compte administratif,
- Instruction des dossiers relatifs à la commande publique,
- Gestion des équipements municipaux (école, salle des fêtes…) et du cimetière,
- Préparation des conseils municipaux (convocations, dossiers…) et rédaction des comptes-rendus.
Service aux administrés :
- Accueil et information des usagers,
- Préparation et rédaction des actes administratifs et civils,
- Mise à jour, révision des listes électorales et préparation des élections,
- Recensement de la population,
- Instruction et suivi de demandes d’urbanisme.
Gestion des services :
- Elaboration des paies pour les agents communaux,
- Gestion et suivi des dossiers du personnel (gestion des carrières, visites médicales…).
Activités complémentaires :
- Présence aux cérémonies d’état civil, aux réunions en soirée (conseils municipaux, commissions), aux scrutins électoraux…
- Gestion de la relation avec les associations et suivi des partenariats…
- Assistant de prévention
Qualités requises
Le secrétaire de mairie est le maillon incontournable de la vie communale et de nombreuses qualités sont indispensables à l’exercice de ses missions : organisation, rigueur, autonomie, polyvalence, disponibilité, diplomatie et discrétion. Le secrétaire de mairie doit avoir le sens du service public, posséder des capacités rédactionnelles, d’écoute et de pédagogie pour accueillir et renseigner les usagers.
«La proximité avec les usagers et le rapport avec les élus sont indéniablement les atouts majeurs du métier de secrétaire de mairie. La richesse du métier repose sur des missions très variées où l’on peut passer de la gestion d’une fuite d’eau à l’organisation d’une manifestation en passant par l’établissement d’avis de décès dans la même matinée. La polyvalence, l’adaptabilité et la disponibilité sont donc des qualités indispensables pour exercer ce métier où il ne faut pas compter ses heures. Le secrétaire de mairie doit être également organisé pour gérer sa charge de travail, notamment lors de certaines périodes cruciales, comme la préparation du budget.
Dans l’immédiat, le déploiement de l’intercommunalité n’a pas encore eu d’impact significatif sur les missions exercées par le secrétaire de mairie. Il reste un «guichet unique» pour les usagers qui continuent de le solliciter quotidiennement pour leurs besoins y compris sur des dossiers qui ne relèvent pas de la mairie! Le secrétaire de mairie se doit de leur apporter un premier niveau de réponse et de les accompagner dans leurs démarches. La fusion des intercommunalités et le développement des communes nouvelles devraient entrainer des mutualisations plus fortes et faire bouger les lignes. Le métier va vraisemblablement se spécialiser pour répondre à des demandes de plus en plus pointues tout en devenant l’interface privilégiée entre l’usager et l’intercommunalité.»
Conditions d’accès
- Concours externe avec conditions de diplôme, concours interne ou concours troisième voie
- Contrats possibles notamment dans les communes de – 1000 habitants (CDD de 3 ans renouvelable dans la limite des 6 ans, ensuite CDI)
- Licence professionnelle « Métiers de l’administration et des collectivités territoriales » : ce diplôme a été mis en place par le CDG 76, en partenariat avec l’Université de Rouen. Il vise à former des étudiants déjà titulaires d’un Bac +2 et/ou des professionnels par le biais de la formation continue dans les domaines de la gestion des finances et des marchés publics, de la gestion des ressources humaines et du secrétariat de mairie.
Contraintes particulières
Les horaires sont souvent irréguliers avec une amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : présence aux cérémonies d’état civil, aux réunions en soirée (conseils municipaux, commissions…) et aux scrutins électoraux. Le secrétaire de mairie peut être recruté sur un temps non complet et doit ainsi cumuler les emplois auprès d’autres mairies pour atteindre un temps complet.
Le métier nécessite d’être toujours au fait des réformes juridiques et actualités réglementaires, cependant, les secrétaires de mairie sont la plupart du temps seuls sur leur poste et ont des difficultés à se rendre disponibles pour suivre des formations. Ils partent deux fois moins en formation que les autres agents territoriaux.
Compétences / savoirs
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissances juridiques en droit public, commande publique, finances publiques, urbanisme
- Connaissances des procédures réglementaires de passation des marchés publics et contrats
- Maîtrise des techniques de communication et de l’information
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs
- Connaissances du cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
- Connaissances juridiques en droit civil et gestion des cimetières…
Fiche métier secrétaire de mairie
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