le dossier individuel de l’agent contractuel

Le principe

L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier individuel unique pour chaque agent.

Il n’existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel mais celui-ci doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, depuis son recrutement jusqu’à sa radiation des cadres.

A titre indicatif le dossier peut être constitué des éléments suivants :

  • L’ensemble des actes et des documents se rapportant aux éléments suivants :
    • Recrutement,
    • Evolution de la situation administrative,
    • Positions administratives,
    • Congés statutaires,
    • Discipline,
    • Notation et entretiens professionnels,
    • Cessations de fonctions, etc.
  • Les attestations du CNFPT transmises à l’issue de chaque session de formation obligatoire,
  • Documents divers relatifs à la situation de l’agent ex : mariage, divorce, PACS…) et à des demandes particulières du fonctionnaire : révision de la notation, communication du dossier individuel, recours gracieux ou contentieux, une note de mise en garde de l’autorité territoriale avant ouverture d’une procédure disciplinaire, etc.

Les actes et mentions interdits au dossier individuel

En vertu du principe de non-discrimination, il est interdit de mentionner les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent dans son dossier individuel.

En vertu du secret médical, aucune information sur la santé de l’agent ne doit figurer. Seules les suites administratives de l’état de santé peuvent apparaître dans le dossier (arrêté de mise en congé de maladie, avis du comité médical, …). Le dossier médical de l’agent est donc constitué à part et demeure sous la garde du médecin de prévention (expertises, examens, diagnostics).

La mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées est également interdite. En revanche, les documents évoquant les faits à l’origine de la sanction peuvent être conservés.

Gestion du dossier

Les différentes pièces du dossier individuel doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Le dossier de l’agent peut, sous certaines conditions, être géré sous format électronique. Il doit être classé par référence à la nomenclature précisée à l’arrêté ministériel du 21 décembre 2012 (lien hypertexte). Dans ce cas, les conditions de création et de passage à cette gestion sont définies par l’administration, après avis du comité technique.

En cas de détachement ou de mise à disposition de l’agent :

Le dossier reste géré par l’administration d’origine à laquelle l’’administration d’accueil transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.

En cas de mobilité définitive de l’agent : 

Son dossier individuel est transmis par la collectivité à l’administration d’accueil sous forme dématérialisée.

  • En cas de gestion du dossier individuel sous forme électronique et si l’administration d’accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous forme dématérialisée, la collectivité d’origine doit fournir une copie conforme du dossier individuel dématérialisé de l’agent, sur support papier.
    Dès lors, il convient de détruire le dossier dématérialisé dans le délai prévu à cet effet par l’arrêté ou la décision de la collectivité d’origine, qui fixe les modalités de gestion des dossiers dématérialisés des agents.
  • Il est fortement conseillé à la collectivité d’origine de conserver une copie de chaque arrêté individuel.

Communication du dossier

L’existence d’un dossier individuel constitue une garantie pour les agents qui peuvent à tout moment exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur égard l’autorité ayant pouvoir de nomination et pouvoir disciplinaire.

La communication du dossier individuel est obligatoire avant toute mesure prise en considération de la personne, que cette mesure ait ou non un caractère disciplinaire.

Tout refus de communication du dossier individuel doit être motivé.

Références juridiques
  • Loi n° 78-753 du 17 juil. 1978
  • Articles 18 et 19 de la Loi n°83-634 du 13 juil. 1983
  • Article 136 de la Loi n°84-53 du 26 janv. 1984 et ses décrets d’application
  • Décrets n°88-145 du 15 fév. 1988, n°2008-512 du 29 mai 2008 et n°2011-675 du 15 juin 2011.
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